Pour un usage partagé d'outils ou de matériels, on met en place une armoire à casiers contenant les outils mis à disposition.
En utilisant l'écran tactile de l'armoire ou depuis un PC connecté au même réseau, on paramètre le système (création des outils présents, affectation d'un ou plusieurs casiers à un outillage donné en fonction du nombre d'exemplaires de cet outillage, création des profils d'utilisateurs en décrivant quels outils sont autorisés, mise en place du fichier des utilisateurs autorisés et associés à un profil de droits, etc.).
Le nombre d'outils n'est limité que par le nombre de casiers.
On dispose de 16 profils d'utilisateurs et de 400 utilisateurs maximum.
L'accès aux outillages se fait via un badge d'identification personnel.
Lorsqu'un utilisateur présente son badge devant le lecteur, l'écran tactile lui permet de saisir le numéro du casier d'outillage souhaité ou de choisir dans une liste présentant les outils et leur état actuel (en casier, en utilisation, en défaut). Après validation, le casier correspondant est ouvert.
Nota: des prises de charge peuvent être installées dans les casiers ce qui assure la disponibilité d'outils immédiatement utilisables.
Lorsqu'un outil est en cours d'utilisation, l'emprunteur actuel est affichable afin de le contacter. Il est également possible à la personne désireuse de l'emprunter de demander une information de retour. Cette option disponible uniquement si un routeur 3/4G est installé permet de recevoir un SMS dès que l'outil est restitué à son casier par l'emprunteur précédent.
Lors du retour d'un outillage en casier, il est possible de spécifier sa condition afin de le remettre en service ou non et de prévenir le cas échéant le gestionnaire d'outillage pour les réparations.
Si un outil est associé à un temps de charge minimum, il ne pourra pas être emprunté avant la fin de ce temps de charge.
Les personnes ayant le rang de gestionnaires peuvent entrer des réservations qui assurent la disponibilité des outils pour une personne identifiée à une date et une heure donnée.
Si des personnes empruntent les outils dans les 24 heures qui précèdent une réservation, un avertissement est affiché lors de l'emprunt des outils.
Si ceux-ci ne sont pas de retour au moins deux heures avant l'emprunt planifié, des alarmes sont émises à chaque heure vers le(s) gestionnaire(s).
Tous les accès aux casiers sont enregistrés dans un journal historique consultable par le gestionnaire des armoires, on sait ainsi qui consomme et quand.
En plus des historiques des utilisateurs, tous les événements du système (entrée en mode maintenance, les menus parcourus, les actions menées en mode maintenance, ...) font l'objet d'un enregistrement dans des fichiers journaux (le système conserve les journaux du mois en cours et du mois précédent).
Un ou plusieurs gestionnaires peuvent recevoir des mails périodiques avec les statistiques d'utilisation ou ponctuels pour les alertes comme par exemple une demande de réparation d'un outillage rendu défaillant.
Le logiciel utilisé pour cette application est le logiciel TM.